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Bistum führt im Finanzwesen SAP ein

Neue Software und bewährte Eigenentwicklungen werden integriert
Bistum führt im Finanzwesen SAP ein
Bistum führt im Finanzwesen SAP ein
© Bistum Limburg

Seit dem 1. Januar 2019 setzt das Bistum Limburg für das Finanz-, Rechnungs- und Planungswesen die Software SAP S/4 HANA ein. „Die Umstellung geschieht geräuschlos und effektiv. Das ist ein gutes Zeichen. Durch die SAP-Einführung und die Integration in bewährte bestehende Strukturen wird ein wichtiger Beitrag zur inhaltlichen und organisatorischen Weiterentwicklung geleistet“, resümiert Generalvikar Wolfgang Rösch. Zum Jahresbeginn informierten Finanzdezernent Gordon Sobbeck und die Projektleitung, Patrick Jung auf der Seite des Bistums und Daniel Santel von der best practice consulting AG (bpc), den Generalvikar über den aktuellen Stand. Das Projekt konnte nach einer circa einjährigen Laufzeit planmäßig umgesetzt werden.

„Die SAP-Einführung ist mehr als ein rein technischer Umstellungsprozess in der Buchhaltung. Durch eine Neuausrichtung unseres Planungswesens auf inhaltliche Schwerpunkte und den Einstieg in die Digitalisierung von Arbeitsprozessen, unter anderem durch die künftig elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung, stellen wir uns aktiv wichtigen Herausforderungen“, erläutert Sobbeck.

Dem Einführungsprojekt waren in den Jahren 2015 bis 2017 eine Machbarkeitsstudie und ein umfangreiches Ausschreibungsverfahren vorangegangen. Das Bistum setzt demnach künftig in den Bereichen des Finanz-, Rechnungs- und Planungswesens auf eine in Verwaltung und Wirtschaft weit verbreitete Software, während in anderen wichtigen Bereichen weiterhin eine eigene Softwareentwicklung erfolgt. „Die Softwareentwicklung im Haus, beispielsweise für das Liegenschafts- und Baumanagement, bleibt eine wichtige strategische Aufgabe“, unterstreicht der Finanzdezernent.

Dem Einführungsprojekt ging eine Konzeptionsphase voraus, bei der konkrete Anforderungen des Bistums erhoben wurden. Darauf aufbauend wurde das SAP-System eingerichtet. Vor der Einführung der Software fanden umfangreiche Entwickler- und Anwendertests, Datenmigrationen und Schulungen statt. „Mit der Einführung des SAP-Systems haben wir den Grundstein für eine Verbesserung und Beschleunigung wichtiger Prozesse im Finanzwesen gelegt und werden in den nächsten Monaten weiter intensiv daran arbeiten. Sicher werden in den ersten Monaten nach der Einführung der Software die Vorteile noch nicht vollständig wirken. In der ersten Zeit der Nutzung treten typischerweise noch Fehler auf, die analysiert und behoben werden“, so Projektleiter Patrick Jung.

Die best practice consulting AG ist ein im kirchlichen Umfeld erfahrener und spezialisierter SAP-Beratungspartner. Daniel Santel blickt zufrieden auf die Zusammenarbeit: „Wir haben mit dem ‚bpc-Kirchenmaster‘ eine auf die Bedürfnisse kirchlicher Kunden zugeschnittene Einstellung des SAP-Systems entwickelt und im Bistum Limburg erfolgreich eingesetzt. Eine Besonderheit in diesem Projekt sind die Schnittstellen zu den umfangreichen Eigenentwicklungen und damit die Integration des SAP-Systems in die Prozess- und Systemlandschaft des Bistums.“

In der nächsten Zeit werden sukzessive die SAP-Zugänge für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingerichtet und die Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung zum zweiten Quartal vorbereitet. Außerdem wird es weitere Schulungsangebote geben.

„Wir haben in beeindruckend kurzer Projektlaufzeit sehr viel erreicht. Für diese geleistete und anstehende intensive Arbeit des Projektteams bin ich ebenso dankbar wie für die Veränderungsbereitschaft im ganzen Haus“, hält Sobbeck fest.